¿Sabes cómo utilizar el time blocking para optimizar las tareas administrativas de tu agencia?

¿Qué es el time blocking ?

El time blocking es una técnica enfocada a mejorar la productividad. Se basa en realizar una planificación previa de toda la jornada laboral, e incluso semanal, agrupando las tareas por bloques de tiempo.

La base de esta técnica no es definir solo qué tareas vamos a hacer, sino cuándo y cómo debemos agruparlas (por tipología similar). Así, es importante tener un soporte visual donde indicar previamente cada uno de los bloques que vamos a abordar ese día.

¿De dónde sale esta técnica?

El time blocking no es una técnica nueva. De hecho, está basada en una parte del famosísimo método de productividad GTD de David Allen. GTD nos explica detalladamente por qué debemos trabajar en bloques de tareas. Esto nos ayuda básicamente a mejorar la procrastinación y a realizar más tareas en menos tiempo. Su principio es la descarga mental y focalización en tareas concretas de cada bloque.

¿Cómo trabajar con time blocking?

El time blocking es una técnica sencilla, por lo que su implementación no tiene gran complicación. Se basa en la agrupación de tareas y planificación previa, por lo que los puntos a abordar para implementarlo en nuestra agencia serían los siguientes:

Define un sistema donde planificar las tareas

Necesitas un centro de operaciones o campo base donde ir anotando y segmentando esos bloques de tiempo. Su objetivo post planificación será de solo de consulta. ¿Qué tengo hoy? ¿Qué tengo durante la mañana? ¿Qué tengo la próxima hora?

No necesitarás sistemas complicados: con tu agenda será suficiente, pero la clave está en detallar por escrito cada bloque con sus tiempos, reflexionar sobre qué vamos a hacer en cada uno y qué tareas podemos agrupar.

A nivel de sistemas os recomendamos el calendario de Google, el de Outlook o, si quieres utilizar sistemas más completos, Asana o Trello.

Dedica tiempo a la planificación

Este será el primer bloque de tiempo que deberás asignar en tu planificación semanal. Es importante valorar qué quieres conseguir. Y como las tareas que establezcas en los bloques deben ayudarte a conseguir tus objetivos, mi consejo es que las tareas administrativas de bajo valor las agrupes y crees rutinas que reduzcan tiempos en su gestión.

Por ejemplo, para algunas consultas por mail puedes tener plantillas de respuesta predefinidas, en las que puedas personalizar solo algunas partes en lugar de escribir mails completos.

Planifica globalmente

Para conseguir esto debes plantearte que cualquier cosa que esté fuera de tu agenda no existe (uno de los puntos clave de GTD). Evidentemente, te encontrarás con imprevistos. Asigna bloques de tiempo diarios para esto.

Si no se producen imprevistos, podrás adelantar el resto de bloques, pero tu cerebro estará centrado en lo que toca en cada momento y tu productividad se disparará a medio plazo, el multitasking es el mejor aliado del estrés, la desmotivación y los errores por falta de calidad.

Diferencia y categoriza las tareas

Es muy simple: separa las tareas foco o proactivas de las tareas de bajo valor o reactivas (normalmente tareas administrativas). Las tareas foco son aquellas que requieren mayor reflexión, atención y tiempo porque su ROI es mas grande para nuestro negocio. Por ejemplo, preparar la argumentación para negociar el precio con un cliente propietario. Esto ensanchará nuestro funnel y multiplicará nuestras opciones de venta.

Sin embargo, las tareas reactivas o de bajo valor (generalmente tareas administrativas de la agencia inmobiliaria) también tendremos que planificarlas. Para optimizar su gestión debemos agruparlas en lotes de tareas, os explico por qué.

Normalmente, estas tareas son similares y requieren de los mismos recursos, por lo que hacerlas en lotes supondrá un esfuerzo intelectual menor y algo de automatización. Con el tiempo su gestión será un proceso mucho más ágil y rápido, es decir, los tiempos se reducirán y no tendremos que pararnos a pensar en qué poner en ese mail, dónde tengo las partidas de proveedores, cuál es la agenda de la reunión semanal de la oficina, etcétera.

Potencia la concentración

Este punto es fundamental. Si no trabajas la concentración en la realización de tareas por bloques, la técnica del time blocking no te servirá de nada. Me atrevería a decir que ninguna agencia establece rituales que eviten que se produzcan distracciones.

Pregunta a tu equipo o compañeros de la agencia inmobiliaria si hay que ver algún tema urgente con clientes antes de empezar un bloque de tareas. Trata de aislarte del ruido exterior, no mires correo personal, ni las redes sociales. No contestes temas poco prioritarios y céntrate únicamente en sacar adelante las tareas de ese bloque. Cuando acabes verás que has avanzado mucho más que normalmente.

Calibra y haz previsiones de tiempo

Al principio verás que en la planificación asignas demasiado tiempo a algunos bloques. También puede que sea al contrario, y asignes menos tiempo del necesario a otros.

Es normal: con el tiempo aprenderás a calibrar y llegará un momento en el cual tu agenda será un reloj de precisión suiza.

Asigna bloques de tareas en base a tu nivel de energía

Está claro que dependiendo del momento del día tenemos más o menos energía. Otro punto importante para potenciar la creatividad es tratar de agrupar tus bloques más difíciles de gestionar en los momentos de más alta energía.

Esto es importante, ya que a las doce de la mañana será difícil conseguir altas dosis de concentración.

Beneficios que puede aportarle el time blocking a tu agencia inmobiliaria

El proceso es sencillo, la implementación de la técnica también. A nivel global, el time blocking puede ayudarnos a optimizar tiempos para gestionar las tareas administrativas de la agencia inmobiliaria de forma más productiva, pero sus beneficios son muchos más amplios:

• Tomas el control de tu tiempo, proyectos y agenda
• Aprendes sobre los tiempos y recursos que requiere cada tarea de tu agencia
• Mejoras los procesos concentrándote en lo importante,  reduciendo las distracciones y ladrones de tiempo
• Tienes una planificación diaria, semanal y mensual detallada y visual, sabiendo siempre qué es lo siguiente
• Optimizas el equilibrio de tu vida laboral vs tu vida personal. Cuanto mayor es la productividad, más tiempo tienes para otras cosas
• Aprendes a mantener a raya el descontrol y la multitarea. Conseguir foco te acerca a tus objetivos
• Los imprevistos tienen un tiempo agendado. Tu cerebro agradecerá el orden y tus resultados mejorarán

El time blocking no es la solución definitiva para mejorar la productividad, pero si te aporta un sistema en el cuál la sensación de falta de control y el estrés se reducen.

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